Med pomembnimi delovnimi mesti, ki skrbijo za zadovoljstvo strank in kvaliteto poslovanja podjetja je zagotovo referent za vodenje reklamacij. Gre za delovno mesto, ki zahteva natančnost, potrpežljivost in dobro razvite komunikacijske sposobnosti, saj ravno obravnavanje reklamacij pogosto odločilno pri zaupanju strank v podjetje. Referent za vodenje reklamacij je odgovoren za sprejem, obravnavo in reševanje reklamacij, ki jih vložijo stranke zaradi nezadovoljstva z izdelkom ali storitvijo.

Njegova naloga je, da preveri vsebino reklamacije, zbere potrebne podatke, uskladi informacije s sodelavci v proizvodnji, logistiki ali prodaji ter pripravi rešitev v skladu z internimi pravili podjetja in veljavno zakonodajo. Pogosto je prav ta zaposleni prvi stik stranke s podjetjem v občutljivem trenutku, zato mora delovati profesionalno, mirno in odločno. Poleg same obravnave reklamacij vodi tudi evidenco, pripravlja poročila za vodstvo in predlaga izboljšave, ki zmanjšujejo ponavljanje napak. Za zaposlitev na delovnem mestu referenta za vodenje reklamacij se običajno zahteva najmanj srednja strokovna ali splošna izobrazba, pogosto pa imajo prednost kandidati z višjo oz. z visokošolsko izobrazbo ekonomske, pravne ali poslovne smeri. Pomembno je dobro poznavanje dela z računalnikom, saj delo zahteva redno uporabo elektronske pošte, urejevalnikov besedil, preglednic in specializiranih programov za vodenje reklamacij. Prednost je tudi znanje tujega jezika, predvsem angleščine, saj številna podjetja poslujejo z mednarodnimi partnerji. Uspešen referent za vodenje reklamacij mora imeti odlično razvite komunikacijske sposobnosti in občutek za delo z ljudmi. Ker se pri delu pogosto srečuje z nezadovoljnimi strankami, je sposobnost mirnega odziva ključnega pomena.

Prav tako je pomembna doslednost pri spoštovanju postopkov, analitično razmišljanje in sposobnost hitrega reševanja težav. Kandidati z izkušnjami na področju prodaje, administracije, klicnih centrov ali dela s strankami imajo pri zaposlitvi na mesto referenta za vodenje reklamacij pomembno prednost. To delovno mesto je priložnost za vse, ki želijo združiti organizacijske sposobnosti, znanje o poslovnih procesih in pristop k ljudem.

Z dobro opravljenim delom ta kader ne le rešuje trenutne težave, temveč krepi ugled podjetja ter gradi most zaupanja med podjetjem in njegovimi strankami.…